סימן א': החובה לבחור ועדת ביקורת
בתקנון, פרק 8, סימן א', סעיף 7, נקבעה חובה לבחור ועדת ביקורת לוועד, (בצמוד לבחירת ועד עובדים/מועצת עובדים), אשר מתפקידה לבקר את הפעולות הכספיות של הוועד וקרן העזר.
אין באמור כדי לגרוע מסמכויותיהן של הבקרה של המחלקה לבקרה ושל הביקורת של המבקר הפנימי להסתדרות לבקר את פעולות הוועד.
כאמור, בכל מקום עבודה, שבו מועסקים 100 עובדים ויותר, יש לבחור ועדת ביקורת, אלא אם נבחר רואה חשבון או גורם מבקר אחר כאמור בסעיף 7 לסימן א' בפרק 8 של תקנון ועדי עובדים. מקום עבודה שבו מועסקים פחות מ-100 עובדים רשאי לבחור ועדת ביקורת וחייב לעשות כן אם התקבלה הנחייה מאת האיגוד או המרחב הרלוונטי (הערה – תיקון זה אושר בבינ"ה ביום 4.9.18). ועדת הביקורת תיבחר בידי העובדים, בעלי זכות הבחירה, בצמוד לבחירת מועצת העובדים/ועד העובדים. חברי הוועדה יבחרו מביניהם, ברוב קולות, יושב ראש לוועדה. הודעה על הבחירה, בציון שם היושב ראש הנבחר ושמותיהם של חברי הוועדה, תישלח לאישור המרחב/האיגוד המקצועי/האגף לאיגוד מקצועי, לפי העניין.
והיה ולא נבחרה ועדת ביקורת, רשאי האגף לאיגוד מקצועי במרחב למנות ועדת ביקורת. האמור לעיל אינו גורע מאחריות ועדת הבחירות לוועד העובדים לקיים בחירות לוועדת הביקורת, כאמור בתקנון.
סימן ב': הרכב חברי הוועדה
חבר ועד או חבר ועדה אחרת של הוועד לא יכהן כחבר ועדת הביקורת.
מספר חברי ועדת הביקורת יהיה שלושה או חמישה. (הערה - בעמותות ההוראה היא שיהיו לפחות שני חברים. כמו כן, יש הוראה שמי שנותן שירותים בשכר לא יכול לכהן כחבר ועדת ביקורת).
סימן ג': מאפייני הפעילות של הוועדה
עבודת ועדת הביקורת נעשית מנקודת המבט של ציבור העובדים במקום העבודה ומתוך ידיעה של העניינים, הנוגעים לוועד המבוקר והאינטרס של העובדים.
עבודת ועדת הביקורת נעשית באמצעות בדיקה השוואתית של סדרי ניהול הכספים בוועד לעומת הוראות התקנון והמדריך.
עבודת ועדת הביקורת נעשית באופן שוטף כל השנה.
סימן ד': נוהל עבודת הוועדה
נוהל זה מיועד להסדיר ולפרט את החובה לבחור ועדת ביקורת בוועד עובדים, את סדרי הבחירה שלה, הרכבה, סמכויותיה, תפקודה ודרכי העבודה שלה.
הנוהל כולל את ההוראות, שנקבעו בתקנון בעניין הביקורת, מפרט את דרכי הביצוע ונותן בידי הוועדה קווים מנחים, ארגוניים ומקצועיים, לביצוע עבודתה.
סימן ה': סמכויות ועדת הביקורת ותפקידיה
סמכויות ועדת הביקורת ותפקידיה יהיו כמפורט להלן:
* לבדוק את ענייניו הכספיים של הוועד ולפקח עליהם. לביצוע תפקידיה אלה רשאית ועדת הביקורת לדרוש ולקבל מכל חבר ועד, או ועדה מוועדות הוועד, כל מידע, הדרוש לה למילוי תפקידה, לפי שיקול דעתה. יש לציין, שעל הוועד להעמיד לרשות חברי ועדת הביקורת, לפי דרישתם, את ספר הפרוטוקולים שלו, הדוחות הכספיים ומסמכי הנהלת החשבונות וכן כל חומר אחר, הדרוש לוועדת הביקורת למילוי תפקידה
* לדון בנתוני הדוחות הכספיים של הוועד ולבחון האם הדוחות הכספיים אמינים ומשקפים את הפעולות ואת המצב הכספי של הוועד
* לדון בממצאי דוחות הבקרה של המחלקה לבקרה ולקיים מעקב אחר תיקון הליקויים
* לבדוק אם פעולות הוועד נעשו כדין בידי המוסמך לעשותן, על-פי החלטות הוועד כפי שנרשמו בספר הפרוטוקולים, תוך שמירה על כללי מִנהל תקין, ועל-פי אמות מידה של יעילות, חיסכון, חוקיות, סדירות, אפקטיביות וטוהר המידות
* ועדת הביקורת תבדוק, בין השאר, את הנושאים האלה:
- ניהול ספר קופה
- עריכת דוחות כספיים שנתיים והבאתם לידיעת ציבור העובדים
- בחינת המצב הכספי של הוועד, כפי שהוא משתקף מן הדוחות הכספיים
- עריכת תקציב שנתי, אישורו ומעקב אחר ביצועו
- ניהול ספר פרוטוקולים, רישום וביצוע ההחלטות, הנוגעות לנושאי כספים ולנושאים אחרים
- רכישת מוצרים ושירותים באמצעות הוועד, על-פי נוהל רכישת מוצרים ושירותים, בלבד
- קיום כללי הפרדת תפקידים בוועד, (כגון: הפרדה בין תפקיד הגזבר לתפקיד מנהל החשבונות)
- נאותות התיעוד של הפעולות באמצעות מסמכים תקינים
* לערוך דוח שנתי ולהגיש אותו למועצת העובדים או לאספת העובדים וכן למרחב/לאיגוד המקצועי/לאגף לאיגוד מקצועי, לפי העניין
* על חברי ועדת הביקורת לשמור על סודיות ממצאי הדוח השנתי עד לקבלת תגובת הוועד, לפני הבאתו בפני האספה הכללית
*
לבדוק כל נושא אחר הקשור לפעילותו של הוועד, לרבות קרנות העזר.
סימן ו': דרכי העבודה של הוועדה
יושב ראש ועדת ביקורת יהיה אחראי לסדרי עבודת הוועדה, לזימונה, לקביעת סדר היום של ישיבותיה, למסירת חומר רקע לחבריה וכן לדיווח לגוף המוסמך, על-פי הצורך.
נעדר יושב ראש ועדת ביקורת מישיבת הוועדה, יבחרו חברי הוועדה מביניהם ביושב ראש לאותה ישיבה.
ועדת הביקורת אינה נוטלת חלק בפעילות השוטפת של ועד העובדים ואינה מחליפה את
שיקול דעתו של הוועד הנבחר בפעולותיו או בקבלת החלטות הוועד.
סימן ז': מניין חוקי לישיבות הוועדה
המניין החוקי לישיבות ועדת ביקורת הוא רוב חבריה הנוכחים, והחלטותיה יתקבלו ברוב רגיל של החברים, הנוכחים בהן. בהעדר מניין חוקי, תידחה פתיחת הישיבה בחצי שעה ולאחריה תתקיים בכל מספר של נוכחים, ובלבד שהוזמנו בכתב לישיבה.
סימן ח': פרוטוקולים
ועדת ביקורת תנהל פרוטוקולים, אשר ישקפו את הנושאים שנדונו בישיבותיה ויפרטו את ההחלטות שהתקבלו. ספר הפרוטוקולים של הוועדה ינוהל לפי הכללים לרישום פרוטוקולים, כפי שנקבעו בתקנון, ובמדריך, בפרק הראשון לעיל.
